Teknosol

Stok Yönetimi

Stok Yönetimi
Stok işlemleri deyince aklımıza gelen ana başlıklar; malzeme satın alımı, bir ürün olabilmesi için üretime çıkılan hammadde ve ambalaj malzemeleri, üretim sonrası depoya girişi, satılması, depo stok envanteri için sayılması, maliyet için fiyatlandırılması, depo içinde farklı özelliklerine göre saklanabilmesi, depo içi miktarlarının yönetilebilmesi, stok giriş ve çıkışlarının barkod ile takibi, tüm stok hareketliliğinin muhasebe ile entegrasyonu. Vera Stok modülü tüm bu işlemlere cevap verecek şekilde tasarlanmıştır.
 
Stok tipleri oluşturabilme
İşletmede kullanılan her malzeme için aynı yapıyı belirlememiz mümkün değildir. Üretim için gereken kimyasal maddeler ile ofis için gereken kırtasiye malzemelerinin stoklama ve takipleri farklı olabilir. Hammadde takibini hassas ölçüde gram detayında takip ederken ambalaj malzemelerini adet veya metre hassasiyetinde takip edebiliriz. Ürettiğimiz ürünleri verdiğimiz iş emri numarası ile depoda takip ederken, satın aldığımız cıvata, rulman gibi işletme malzemelerinde bu detayı istemeyebiliriz. Bu yapı ile hammadde, yarımamül, mamül, ambalaj malzemesi, işletme malzemesi farklı malzeme çeşitlerinin işletme yapısına uygun davranış modelini oluşturabilme imkanı sağlanır. 
 
Stoklar üzerinde şarj / lot takibi
Şarj: üretim sonucunda depoya giren yarımamül veya mamülün bizim tarafımızdan verilen üretim emri numarasına göre saklanması
Lot: satın alınan malzemenin üretici firma tarafından verilen muhtemelen kendi üretim numarasına göre saklanması
 
Hammadde depomuz gelen malzemeleri lot numaralarına göre tasnif edebilecek konumda ve ürettiğimiz ürünlere hangi hammaddenin kullanıldığı detayı önemliyse lot takibi, mamül depomuz üretimden gelen stokları iş emrine göre tasnif edebilecek, yüklememizi bu detayda yapabilecek ve hangi müşterimize hangi emir ve hangi zamanda üretilen mal göndermişiz değerlendirmesi yapılmak isteniyorsa şarj takibi yapılmalıdır. 
 
Stok üzerinde belirlenen maksimum, optimum, minimum miktarlara göre kontrol
Her stok için ideal miktarları tanımlayabilirsiniz. İsterseniz farklı depolar için bu miktarları düzenleyebilirsiniz. Yine her stok için emniyet günü belirleyebiliriz. Böylece üretim hızına göre olması gereken hammadde miktarı ve satış hızına göre mamül miktarını anında hesaplayabiliriz. 
 
Stok tipi bazında farklı miktarsal ondalıklarla çalışabilme
Gelen malzemenin girişini yaparken veya depo çıkış işlemlerini yaparken stok yapılarına göre miktar işlemleri farklılık gösterebilir. Hammadde takibini hassas ölçüde gram detayında takip ederken ambalaj malzemelerini adet veya metre hassasiyetinde takip edebiliriz. Tüm stokları en detay ondalık kıstasında takip etmek görsel anlamda zorluk yaratabilir. Stoğun kendi takip ölçü uzunluğunda takibi her anlamda işlemleri kolaylaştıracaktır.
 
Stokları farklı aşamalar bazında takip edebilme
Hammadde olsun, mamül olsun stoklar farklı aşamalarda tasnif etmek istenebilir. Bir fasoncu için aynı ürünü gönderen pek çok müşterisi olduğu için stoklarını geldiği cariye göre tasnif etmek isteyebilir. Gıda veya sağlık sektöründeki bir üretici ürettiği ürünleri hem üretim emri hem de son kullanma tarihine göre takip etmek isteyebilir. Veya uzunluk, renk gibi gelen sipariş anında ürünün bir takım özellikleri belirleniyorsa her özellik için stok kartı açamayacağından stok detayında bu kırılımlar ile takip edebilir. Stokları tiplerini göre farklı aşamalar bazında takip edebilme imkanı sağlamıştır. 
 
Stok Giriş / Çıkış yapılarını oluşturma
Stokların satın alması ile başlayan yolculuğu üretime çıkış, üretimden iade, kalite kontrole girişi, ret veya onaylanması ile farklı depoya taşınması, mamül girişi ve satışı ile tamamlanması arasına daha onlarca farklı hareket tarzı oluşturulabilir. Değişik ihtiyaçlardan doğan bu hareket yapılarını istenilen stok tipleri için özelleştirebilme, birden fazla hareket şeklini bağlayabilme, kullanıcı bazında yetkilendirme, maliyet hesaplamada dikkate alınıp alınmayacağı belirlenebilme, envanter düzenlemesi gibi işlemleri gerektiğinde kullanabilmek için pasiflendirme imkanları ile değerlendirip sizlerinde düzenleyebileceği bir yapıda sunuyoruz. 
 
Stoğun farklı ölçü birimlerinde kullanılması
Stok kartında stoğun takip edildiği birim tanımlanabilir. Fakat satın alırken farklı birimde, firma içinde kullanırken farklı birimde veya aynı stoğu satarken farklı birimde işlem yapmak isteyebiliriz. Bu yapı ile aynı stoğu farklı birimlere göre takip edebilme ve bunları birbirine dönüşümlerini tanımlayabilme imkanı oluşturabiliriz. 
 
Stok tanım kartındaki ek özellikler
Stok kodlarını belli bir mantık üzerinden gruplayıp bu gruplar bazında raporlama imkanı
 
Stok kartı üzerinde resim ekleyip görüntüleyebilme
 
Stok kartı üzerinde stokla bağlantılı bilgi girişlerinin yanında firmaya ve stoğa özel bilgileri kendimizin oluşturabilmesi
 
Stok kodları özelliklerini belirleyip akıllı kod tanımlaması yapabiliriz. Kodları istediğimiz yapıda tasnifleyip her parçasına bir anlam yükleyebiliriz. Bu şekilde her yeni stok açılışını uygun koda yapabildiğimiz gibi işletme malzemesi gibi binlerce stoğun arasından ihtiyacımız olanına kolaylıkla ulaşabiliriz. 
 
Stok giriş-çıkış ekranlarını ihtiyaca göre düzenleyebilme
Sistem üzerinden yürütülen otomatik stok işlemleri satınalma irsaliyesi ile stok girişi satış irsaliyesi ile stok çıkışı, üretime bağlı malzeme çıkışları ve girişleridir. Bunun haricinde stoğun hareket yeteneği işlemin özelliğine göre şekillendirilen modülle yapılır. Envanter girişinde sadece miktar alanı yeterliyken üretim emri harici stok çıkışında üretilen stok bilgisine de ihtiyaç vardır. Stok özelliğine ve yapılacak işleme göre ekran yapıları yönetilebilir. 
 
Stok çıkışlarını otomatik fiyatlandırma
Satınalma fatura girişi sonrası otomatik veya manuel olarak yapılan girişlerin fiyatlandırması sonrasında hareketli ortalama, basit ortalama FIFO, LIFO gibi istenilen maliyet yöntemine göre tanımlanan dönemlerde çıkış stok hareketlerinin fiyatlandırılması sağlanır.
 
Yıllık devir
Seçilen yıl bazında stokların miktarsal olarak devirleri kolaylıkla yapılabilir.
Maliyet aşamasında önemli olan devir hareketleri otomatik olarak fiyatlandırılır
 
Kalite kontrol modülüyle entegre çalışabilme
 Kalite kontrol modülüyle stok modülünün entegre çalışması sonucu stoğun kalite kontrol, onay, red aşamalarının stok hareket süreçlerinde de takip edebiliriz. 
 
Çoklu depo ve alt depo tanımlama özelliği
Stoklar depo ve deponun alt deposu aşamalarında takip edilebilir. Ana depomuzun altında kalite kontrol tarafından ret olanlar yani imha edilecekler, ar-ge için ayrılan stoklar gibi pek çok alt depo oluşturup takip edebilme imkanı vardır. 
 
Stok tipleri oluşturabilme
İşletmede kullanılan her malzeme için aynı yapıyı belirlememiz mümkün değildir. Üretim için gereken kimyasal maddeler ile ofis için gereken kırtasiye malzemelerinin stoklama ve takipleri farklı olabilir. Hammadde takibini hassas ölçüde gram detayında takip ederken ambalaj malzemelerini adet veya metre hassasiyetinde takip edebiliriz. Ürettiğimiz ürünleri verdiğimiz iş emri numarası ile depoda takip ederken, satın aldığımız cıvata, rulman gibi işletme malzemelerinde bu detayı istemeyebiliriz. Bu yapı ile hammadde, yarımamül, mamül, ambalaj malzemesi, işletme malzemesi farklı malzeme çeşitlerinin işletme yapısına uygun davranış modelini oluşturabilme imkanı sağlanır. 
 
Stoklar üzerinde şarj / lot takibi
Şarj: üretim sonucunda depoya giren yarımamül veya mamülün bizim tarafımızdan verilen üretim emri numarasına göre saklanması
Lot: satın alınan malzemenin üretici firma tarafından verilen muhtemelen kendi üretim numarasına göre saklanması
 
Hammadde depomuz gelen malzemeleri lot numaralarına göre tasnif edebilecek konumda ve ürettiğimiz ürünlere hangi hammaddenin kullanıldığı detayı önemliyse lot takibi, mamül depomuz üretimden gelen stokları iş emrine göre tasnif edebilecek, yüklememizi bu detayda yapabilecek ve hangi müşterimize hangi emir ve hangi zamanda üretilen mal göndermişiz değerlendirmesi yapılmak isteniyorsa şarj takibi yapılmalıdır. 
 
Stok üzerinde belirlenen maksimum, optimum, minimum miktarlara göre kontrol
Her stok için ideal miktarları tanımlayabilirsiniz. İsterseniz farklı depolar için bu miktarları düzenleyebilirsiniz. Yine her stok için emniyet günü belirleyebiliriz. Böylece üretim hızına göre olması gereken hammadde miktarı ve satış hızına göre mamül miktarını anında hesaplayabiliriz. 
 
Stok tipi bazında farklı miktarsal ondalıklarla çalışabilme
Gelen malzemenin girişini yaparken veya depo çıkış işlemlerini yaparken stok yapılarına göre miktar işlemleri farklılık gösterebilir. Hammadde takibini hassas ölçüde gram detayında takip ederken ambalaj malzemelerini adet veya metre hassasiyetinde takip edebiliriz. Tüm stokları en detay ondalık kıstasında takip etmek görsel anlamda zorluk yaratabilir. Stoğun kendi takip ölçü uzunluğunda takibi her anlamda işlemleri kolaylaştıracaktır.
 
Stokları farklı aşamalar bazında takip edebilme
Hammadde olsun, mamül olsun stoklar farklı aşamalarda tasnif etmek istenebilir. Bir fasoncu için aynı ürünü gönderen pek çok müşterisi olduğu için stoklarını geldiği cariye göre tasnif etmek isteyebilir. Gıda veya sağlık sektöründeki bir üretici ürettiği ürünleri hem üretim emri hem de son kullanma tarihine göre takip etmek isteyebilir. Veya uzunluk, renk gibi gelen sipariş anında ürünün bir takım özellikleri belirleniyorsa her özellik için stok kartı açamayacağından stok detayında bu kırılımlar ile takip edebilir. Stokları tiplerini göre farklı aşamalar bazında takip edebilme imkanı sağlamıştır. 
 
Stok Giriş / Çıkış yapılarını oluşturma
Stokların satın alması ile başlayan yolculuğu üretime çıkış, üretimden iade, kalite kontrole girişi, ret veya onaylanması ile farklı depoya taşınması, mamül girişi ve satışı ile tamamlanması arasına daha onlarca farklı hareket tarzı oluşturulabilir. Değişik ihtiyaçlardan doğan bu hareket yapılarını istenilen stok tipleri için özelleştirebilme, birden fazla hareket şeklini bağlayabilme, kullanıcı bazında yetkilendirme, maliyet hesaplamada dikkate alınıp alınmayacağı belirlenebilme, envanter düzenlemesi gibi işlemleri gerektiğinde kullanabilmek için pasiflendirme imkanları ile değerlendirip sizlerinde düzenleyebileceği bir yapıda sunuyoruz. 
 
Stoğun farklı ölçü birimlerinde kullanılması
Stok kartında stoğun takip edildiği birim tanımlanabilir. Fakat satın alırken farklı birimde, firma içinde kullanırken farklı birimde veya aynı stoğu satarken farklı birimde işlem yapmak isteyebiliriz. Bu yapı ile aynı stoğu farklı birimlere göre takip edebilme ve bunları birbirine dönüşümlerini tanımlayabilme imkanı oluşturabiliriz. 
 
Stok tanım kartındaki ek özellikler
Stok kodlarını belli bir mantık üzerinden gruplayıp bu gruplar bazında raporlama imkanı
 
Stok kartı üzerinde resim ekleyip görüntüleyebilme
 
Stok kartı üzerinde stokla bağlantılı bilgi girişlerinin yanında firmaya ve stoğa özel bilgileri kendimizin oluşturabilmesi
 
Stok kodları özelliklerini belirleyip akıllı kod tanımlaması yapabiliriz. Kodları istediğimiz yapıda tasnifleyip her parçasına bir anlam yükleyebiliriz. Bu şekilde her yeni stok açılışını uygun koda yapabildiğimiz gibi işletme malzemesi gibi binlerce stoğun arasından ihtiyacımız olanına kolaylıkla ulaşabiliriz. 
 
Stok giriş-çıkış ekranlarını ihtiyaca göre düzenleyebilme
Sistem üzerinden yürütülen otomatik stok işlemleri satınalma irsaliyesi ile stok girişi satış irsaliyesi ile stok çıkışı, üretime bağlı malzeme çıkışları ve girişleridir. Bunun haricinde stoğun hareket yeteneği işlemin özelliğine göre şekillendirilen modülle yapılır. Envanter girişinde sadece miktar alanı yeterliyken üretim emri harici stok çıkışında üretilen stok bilgisine de ihtiyaç vardır. Stok özelliğine ve yapılacak işleme göre ekran yapıları yönetilebilir. 
 
Stok çıkışlarını otomatik fiyatlandırma
Satınalma fatura girişi sonrası otomatik veya manuel olarak yapılan girişlerin fiyatlandırması sonrasında hareketli ortalama, basit ortalama FIFO, LIFO gibi istenilen maliyet yöntemine göre tanımlanan dönemlerde çıkış stok hareketlerinin fiyatlandırılması sağlanır.
 
Yıllık devir
Seçilen yıl bazında stokların miktarsal olarak devirleri kolaylıkla yapılabilir.
Maliyet aşamasında önemli olan devir hareketleri otomatik olarak fiyatlandırılır
 
Kalite kontrol modülüyle entegre çalışabilme
 Kalite kontrol modülüyle stok modülünün entegre çalışması sonucu stoğun kalite kontrol, onay, red aşamalarının stok hareket süreçlerinde de takip edebiliriz. 
 
Çoklu depo ve alt depo tanımlama özelliği
Stoklar depo ve deponun alt deposu aşamalarında takip edilebilir. Ana depomuzun altında kalite kontrol tarafından ret olanlar yani imha edilecekler, ar-ge için ayrılan stoklar gibi pek çok alt depo oluşturup takip edebilme imkanı vardır. 
 
Departman ve alt masraf merkezi takibi
Stok satınalma işlemi ile depoya girer. Bir sonraki aşama malzemeyi talep edene veya ihtiyacı olana çıkış yapmaktır. Bu çıkış işlemi yapılırken departman seçimi de yapılarak stoğun, yani masrafın nereye çıkıldığı takip edilir. Bu takip işleminin bir ileri seviyesi alt masraf merkezi takibi ile yapılır. Ar-Ge departmanına çıkılan bir rulmanın departman içinde hangi revizyona girmiş makineye kullanılacağı bilgisi ile, hem makine üzerine çıkılan stok takibini hem de masraf takibini detaylı olarak yapmış oluruz. 
 
Sayım işlemleri
Dönem sonlarında veya dönem aralarında her işletmenin yaptığı önemli bir operasyondur. Sayım işlemi kadar sonuçlarının değerlendirilmesi ve işlenmesi de ayrı bir emek gerektirmektedir. Yaşanan en büyük sorunlardan biri de işlem anında satışların durması, hammadde çıkışlarının yapılamamasıdır.
 
Vera stok sayım modülü tüm işlerin durmadan kolaylıkla yapılmasını sağlar. Yıl içersinde istediğiniz kadar sayım yapabilirsiniz. Her sayımda tüm stokları sayma zorunluluğunuz yoktur. Bir sayım döneminde hammaddeleri sayarken bir başka sayım döneminde işletme malzemelerini veya mamülleri sayabilirsiniz.
 
Sayım için sayan elemanlara dağıtılacak listeler sistem tarafından hazırlanır. Böylece sonuç bilgi girişi ve bunun sisteme işlenmesi son derece kolay olur.
 
Sayım sonuçlarını sisteme aynı gün girmek zorunda değilsiniz. Bırakın sisteminiz çalışmaya devam etsin. Siz uygun zamanınızda girersiniz.
 
Sayım sonucu girişleri sonrası fark miktarlar yine sistem tarafından otomatik olarak envanter eksiği veya envanter fazlası olarak oluşur.
 
Barkod sistemi kullanılıyorsa sayım işlemi çok daha çabuk tamamlanabilir.Stok satınalma işlemi ile depoya girer. Bir sonraki aşama malzemeyi talep edene veya ihtiyacı olana çıkış yapmaktır. Bu çıkış işlemi yapılırken departman seçimi de yapılarak stoğun, yani masrafın nereye çıkıldığı takip edilir. Bu takip işleminin bir ileri seviyesi alt masraf merkezi takibi ile yapılır. Ar-Ge departmanına çıkılan bir rulmanın departman içinde hangi revizyona girmiş makineye kullanılacağı bilgisi ile, hem makine üzerine çıkılan stok takibini hem de masraf takibini detaylı olarak yapmış oluruz. 
 
Sayım işlemleri
Dönem sonlarında veya dönem aralarında her işletmenin yaptığı önemli bir operasyondur. Sayım işlemi kadar sonuçlarının değerlendirilmesi ve işlenmesi de ayrı bir emek gerektirmektedir. Yaşanan en büyük sorunlardan biri de işlem anında satışların durması, hammadde çıkışlarının yapılamamasıdır.
 
Vera stok sayım modülü tüm işlerin durmadan kolaylıkla yapılmasını sağlar. Yıl içersinde istediğiniz kadar sayım yapabilirsiniz. Her sayımda tüm stokları sayma zorunluluğunuz yoktur. Bir sayım döneminde hammaddeleri sayarken bir başka sayım döneminde işletme malzemelerini veya mamülleri sayabilirsiniz.
 
Sayım için sayan elemanlara dağıtılacak listeler sistem tarafından hazırlanır. Böylece sonuç bilgi girişi ve bunun sisteme işlenmesi son derece kolay olur.
 
Sayım sonuçlarını sisteme aynı gün girmek zorunda değilsiniz. Bırakın sisteminiz çalışmaya devam etsin. Siz uygun zamanınızda girersiniz.
 
Sayım sonucu girişleri sonrası fark miktarlar yine sistem tarafından otomatik olarak envanter eksiği veya envanter fazlası olarak oluşur.
 
Barkod sistemi kullanılıyorsa sayım işlemi çok daha çabuk tamamlanabilir.
Barkod tek başına çalışabilen bir modül değildir. Muhakkak bir stok modülüyle entegre çalışmak zorundadır.
 
Barkod bir düzen getirmez. Var olan düzeni mükemmelleştirir.
 
Yukarıda ifade edilen iki temel bilgiyi dikkate alarak Vera Barkod modülü satınalma stok girişi aşamasından başlayıp, depolar arası stok hareketliliği, üretime stok çıkışı, üretim sonrası depo girişi, sevkiyat planlama ve satış sevkiyatı aşamalarında kusursuz olarak kullanılabilmektedir.
 
Satınalama siparişine bağlı malzeme geldiğinde kamyonun üzerindeki ambalaj miktarına uygun barkod etiketi basılır.
 
Basılan etiketler operatör tarafından önce ambalaj üzerlerine yapıştırılır daha sonra mobil cihaz ile okutulur. Sistem eksik ya da fazla okutulmasına izin vermez. İşlem sonucunda irsaliye girişine izin verilir.
 
Stoklar ön kabule(karantinaya) alınabilir. Onay sonrası yine ambalaj üstündeki barkod ve gideceği lokasyondaki barkod okutularak hareket ettirilebilir.
 
Üretim planlamaya bağlı olarak stoklara rezerv konulur. Rezerv sonrası işletme sahasında barkod operatörün ekranına seçilecek stoklar düşer. Böylece planlamanın kararı dışında stok çıkışı engellenmiş olur.
 
İş emrine bağlı olarak üretilen mamüller için ambalaj miktarları dikkate alınarak barkod etiketi basılır. Basılan etiketler üretimden çıkan kutu veya ambalajın üstüne yapıştırılır. Üretim girişinde tekrar okutularak mamül depo girişi sağlanır.
 
Siparişe bağlı sevkiyat planlama sonucunda planlanan stoklar barkod mobil ekranın önüne düşer. Bu noktada kamyon yükleme lokasyonu için ikinci bir yükleme alanı oluşturulabilir. Okutulan bilgiler irsaliye önüne düşerek sevkiyat döngüsü tamamlanır.

Vera Erp yazılımı entegre stok modülünün ana başlıklarının tanıtıldığı bu videoda, menü adımları kısaca gösterilmektedir. Kolay depo sayımı, stok cinsi üzerinde entegre olunan modüllerdeki (satış, satın alma vb) çalışma kurallarını belirleme ve daha fazlasına bu 3 dakikalık demo kaydında satır başları halinde değiniliyor.