E‑fatura sistemine henüz dahil olmayan kağıt faturalar ve gider makbuzları, manuel olarak muhasebe departmanına ulaştırılmak zorunda kalır. Teknosol VERA’ın Dijital Evrak modülü, bu kağıt belgeleri dijital formata dönüştürerek ERP sistemine entegre eder. Bu sayede evrak akışı hızlanır ve arşivleme elektronik ortamda gerçekleştirilir.
Süreç ve Özellikler
- Tarama ve Kayıt: Gelen kağıt fatura veya gider makbuzu, muhasebe departmanındaki evrak sorumlusuna teslim edilir. Evrak, Canon tarayıcıyla uyumlu çalışan Scan Station programı kullanılarak dijitalleştirilir.
- Otomatik Aktarım: Scan Station üzerinden taranan fatura, arka planda çalışan Vera servisi ile otomatik olarak Vera ERP’ye aktarılır.
- Departman Onayı: Tarama sonrasında, faturanın cari kartı firmanın vergi numarası üzerinden belirlenir ve e‑fatura yetkili departmanına yönlendirilir. İlgili departman faturayı görüntüleyip kendi departmanına ait değilse doğru departmana gönderebilir; doğruysa onaylar veya hatalı ise iade faturası kesilmesi için reddedebilir.
- Muhasebe Girişi ve Entegrasyon: Departman tarafından onaylanan kağıt fatura, muhasebe tarafından gelen fatura listesi ekranında satın alma veya satış iade faturası olarak kayda alınır ve otomatik muhasebe fişi oluşturulur.
- Elektronik Arşiv: Kağıt faturalar sisteme alınarak fiziksel evrak dolaşımı ve kaybolma riski ortadan kaldırılır. İstenildiği zaman faturanın orijinal görüntüsüne erişilebilir; böylece elektronik bir arşiv oluşturulur.
Modülün Faydaları
Dijital Evrak modülü, kağıt faturaların dijitalleştirilmesini ve ERP’ye entegrasyonunu sağlayarak süreçleri hızlandırır. Scan Station entegrasyonu sayesinde evrakların taranması ve aktarımı otomatik gerçekleşir; departman ve muhasebe onay mekanizmaları ile doğru birimlerin kontrolü sağlanır. Faturaların fiziksel dolaşımı ortadan kalktığından kaybolma riski azalır ve elektronik arşivleme ile geçmiş belgelere kolayca erişilir. Bu özellikler, kâğıt fatura sürecinde zaman ve maliyet tasarrufu sağlar ve işletmenin dijitalleşmesine katkıda bulunur.
