Hangi departmanın ne kadar harcama yaptığı, departman içindeki kişilerden kimin ne için masraf yaptığı gibi bilgilere hızlıca ulaşmak ve harcamaları daha gerçekleşmeden kontrol altına almak, firmanızın finansal disiplinini güçlendirir. Teknosol VERA’da yer alan Bütçe modülü, bu ihtiyaçları karşılamak için tasarlandı; böylece bütçe süreçlerini planlama aşamasından başlayıp talep, sipariş ve fatura aşamalarına kadar izleme ve kontrol etme imkânı sunar.

Temel Özellikler ve İşleyiş

Planlama Bütçesi ve Satın Alma Entegrasyonu

Planlama bütçesi, şirketinizin satın alma süreciyle entegre çalışır. Bütçe dönemi sonunda sadece gerçekleşenlerin değil, harcama talep ve sipariş aşamalarında da bütçe limitlerinin kontrolü yapılır. Talep aşamasında bütçe seçilerek limitlere uygunluk kontrol edilir; sipariş aşamasında ise olası fiyat değişiklikleri dikkate alınarak nihai kontrol tamamlanır.

Esnek Bütçe Dönemi Tanımları

Modül, bütçe dönemlerinin başlangıç ve bitiş tarihlerini firmanın ihtiyaçlarına göre belirlemenize olanak tanır. Aylık, üç aylık veya özel dönemler gibi farklı periyotlarda bütçe hazırlayabilirsiniz.

Sınırsız Bütçe Tanımlama ve Detaylandırma

Bütçe kalemleri sınırsız şekilde oluşturulabilir. Bu sayede şirket bütçenizi istediğiniz kadar detaylandırabilir ve farklı projeler, departmanlar veya gider kalemleri için ayrı bütçeler tanımlayabilirsiniz.

Departman Bazında Bütçe Girişi

Tanımlanan bütçeler departmanlara bağlanarak her departmanın kendi bütçesi oluşturulur. Bu yapı, departmanların harcamalarının bütçe kapsamında kontrol edilmesini sağlar.

Kullanıcı Bazında Yetkilendirme

Departmanlar için oluşturulan bütçelerde kullanıcı bazında yetki tanımlaması yapılabilir. Böylece kullanıcılar sadece kendi departman bütçeleri üzerinde çalışma yetkisine sahip olur; diğer departman bütçelerini görüntüleyemez veya değiştiremez.

Bütçe Onaylama Süreci

Planlanan bütçe yetkili kişiler tarafından onaylandıktan sonra uygulamaya geçer. Yetkili onayı olmadan bütçe kullanılamaz, bu sayede kontrol mekanizması güçlendirilir.

Finansal İşlemler Sırasında Online Bütçe Kontrolü

Muhasebe ve satın alma kayıtları yapılırken bütçe ve planlanan rakamlar arasında çevrimiçi (online) kontrol gerçekleştirilir. Parametrelere bağlı olarak, bütçe limitlerinin aşılması halinde kayıt girişi engellenebilir.

Bütçe ve Gerçekleşen Karşılaştırması

Tanımlanan bütçeler muhasebe hesapları ile bağlantılı hale getirilerek, planlanan bütçenin gerçekleşen detaylarına ulaşılabilir. Bütçe rakamları planlanan ve gerçekleşen olarak departman bazında raporlanabilir; her bütçe kaleminde ne kadar planlandığı, ne kadar gerçekleştiği ve bunların hangi stok veya hizmetlerden oluştuğu izlenebilir.

Satın Alma Sürecinde Bütçe Takibi

Talep ve sipariş aşamalarında bütçe takibi yapılabilir. Bu sayede planlanan bütçenin siparişe dönüşmeden önce kontrolü sağlanır; ayrıca satın alma faturaları ile planlanan bütçe karşılaştırılarak gerçek maliyetler izlenir.

Geniş Raporlama Sistemi

Modül, bütçede planlanan ve gerçekleşen tüm işlemler için detaylı raporlar sunar. Bütçe ve gerçekleşen rakamların departman bazında toplu görünümü ile birlikte, her bir bütçe kaleminin detaylarına inerek hangi stok veya hizmetlerden oluştuğunu gösterir. Ayrıca nakit giriş ve çıkış işlemleri sırasında bütçe kontrolü yapmak için bütçe kısıtları tanımlanabilir; böylece ödeme yapıldıktan sonra değil, ödeme yapılmadan önce bütçe kontrolü gerçekleştirilir.

Modülün Faydaları

Teknosol VERA Bütçe modülü, departman ve kullanıcı bazında yetkilendirme, esnek dönem tanımları ve sürekli bütçe kontrolü gibi özelliklerle harcamaları planlamadan itibaren yönetmenizi sağlar. Satın alma süreçleriyle entegre çalışması sayesinde bütçe limitleri talep ve sipariş aşamalarında kontrol edilir; gerçekleşen harcamalar muhasebe hesaplarıyla ilişkilendirilerek karşılaştırmalı raporlar alınır. Geniş raporlama sistemi ve anlık bütçe kontrolü, finansal disiplini güçlendirir ve firmanızın kaynaklarını verimli kullanmanıza yardımcı olur.

Teminat Mektupları Modülü

Modüle Genel Bakış

Teminat mektubu, gerçek veya tüzel kişiler lehine bir malın teslimi, bir işin yapılması ya da bir borcun vadesinde ödenmesi gibi konularda, ilgili eylemin yerine getirilememesi halinde belirli bir tutarın kayıtsız şartsız ödeneceğini taahhüt eden belgedir. Teknosol VERA’ın Teminat Mektupları modülü, bu tür teminatların bilgisayar sistemi üzerinde etkin bir şekilde takip edilmesini sağlar.

Temel Özellikler ve İşlevler

Alınan Teminatların Takibi

Müşterilerden alınan tüm teminatlar bu modül üzerinden takip edilir. Teminat mektubu, arsa veya ipotek gibi farklı teminat türleri toplu veya cari bazında izlenebilir. Bu bilgiler, satış risk analizinde veya teminat tutarı kadar satış yapılabilmesini sağlamak amacıyla kullanılabilir.

Verilen Teminatların Takibi

Şirketinizin başkalarına verdiği teminat mektupları ve ilgili detayları modül içinde kayıt altına alabilirsiniz. Böylece hangi taahhütlerin ve teminatların aktif olduğunu kolayca görebilir, süre ve tutar bazında kontrol sağlayabilirsiniz.

Banka ve Döviz Bazında İzleme

Farklı bankalardan ve farklı döviz cinslerinde alınan teminat mektuplarını, ilgili banka ve döviz cinsi bazında takip edebilirsiniz.

Komisyon ve Süre Takibi

Teminat mektuplarının komisyon bedelleri veya süresi sona erdiğinde sistem sizi uyarır. Vade geldiğinde ya da mektup süresi bittiğinde muhasebe işlemleri otomatik olarak oluşturulur; bu sayede unutulan komisyon ödemelerinin ve vadesi dolan mektupların riskleri en aza iner.

Sınıflandırma ve Analiz Kodları

Teminat mektuplarını süreli veya süresiz olarak sınıflandırabilir; mektubun veriliş amacını ve diğer analiz bilgilerini kodlayabilirsiniz. Ayrıca mektupları orijinal numaralarına göre izleyerek ayrıntılı takip yapmanız mümkündür.

Modülün Faydaları

Teknosol VERA Teminat Mektupları modülü, alınan ve verilen teminat mektuplarını bir arada yöneterek şirketinizin risk ve teminat takibini kolaylaştırır. Farklı bankalarda ve döviz cinslerinde düzenlenen teminatları ayrı ayrı izleme, süre ve komisyon hatırlatmaları ile gecikmeleri önleme, teminatları veriliş amaçlarına göre sınıflandırma gibi özellikler, finansal güvenliğinizi artırır. Bu modül sayesinde teminat mektuplarıyla ilgili tüm süreçler Teknosol ERP içerisinde şeffaf ve denetlenebilir bir şekilde yürütülür.