Çek ve senet takibi, satışlarınızın tahsilat sürecindeki en kritik adımlardan biridir. Teknosol.online’da yer alan Çek/Senet Takibi modülü, müşterilerden aldığınız veya tedarikçilere ve bankalara verdiğiniz çek ve senetlerin durumlarını hatasız şekilde izlemek için tasarlandı. Karşılıksız çıkma, iade edilme veya tahsil edilme gibi tüm ihtimaller tek bir platformda yönetilir; böylece karmaşık süreçler kontrol altına alınır.
Temel Özellikler ve Fonksiyonlar
Ön Giriş Havuzu
Satış departmanı çek ve senetleri sisteme ön giriş olarak kaydederek bir havuzda toplar. Müşteriyle direkt teması olan personel, vade, tutar ve risk gibi kriterlere göre bu çekleri onaylar veya reddeder. Satış departmanının uygun olmayan çekleri ayıklaması, finans departmanındaki iş yükünü azaltır. Ön girişi yapılmış çek ve senetler departman müdürleri tarafından onaylandıktan sonra finans birimine aktarılır ve böylece iç kontroller güçlendirilir.
Çoklu Döviz İşlemleri
Modül, yalnızca TL değil tüm döviz cinslerinde çek ve senet işlemleri yapılmasına imkân tanır. Dövizli çeklerde oluşan kur farkları anında veya dönem sonunda muhasebeleştirilebilir.
Numaralandırma ve Takip
Çek takibi hem çek üzerindeki optik numara hem de sistem tarafından verilen sıra numarası ile yapılabilir. Firma tercihine göre bu iki yöntemden biri seçilerek izleme süreci kolaylaştırılır.
Risk Bilgilerinin Kontrolü
Çek veya senet girişi yapılırken, keşidecinin (çeki düzenleyen kişi veya firma) geçmiş performansı ekranda gösterilir. Daha önce alınan çek sayısı, tutarı ve karşılıksız çekler hakkında bilgiler anında görüntülenir. Keşidecinin vergi numarası, T.C. kimlik numarası veya banka hesap numarasına göre sorgulama yaparak ayrıntılı analiz gerçekleştirebilirsiniz.
Çek/Senet Bilgilerini Özelleştirme
Giriş sırasında çek ve senetleri müşteri çeki, kendi çeki gibi gruplara dahil edebilir ve bu gruplar üzerinden raporlama yapabilirsiniz. Böylece çek ve senet portföyünüzü farklı kriterlerle inceleme olanağınız olur.
Standart ve Özel Bordro Rotası
Çeklerin rotasını tanımlayan bordro yapısı esnektir. Standart olarak “çek giriş”, “ciroya çıkış”, “bankaya tahsilat”, “teminata çıkış”, “bankadan tahsilat”, “iade” ve “karşılıksız” gibi rotalar tanımlıdır. Ancak şirket yapınıza göre farklı rotalar tanımlayabilir; şubeden merkeze gönderim gibi özel senaryolar oluşturabilirsiniz. Her bordro tipinin muhasebe işlemleri de şirketinize uygun şekilde özelleştirilebilir.
Bordro Tipi Yetkilendirme
Yetkilendirmeler bordro tipi bazında yapılandırılabilir. Bu sayede hatalı işlemler veya istenmeyen adımlar kullanıcı bazında engellenmiş olur.
Çek Okuma Entegrasyonu
Yoğun çek girişlerinde manuel bilgi girişi hata riskini artırır. Optik numaraları (banka no, şube no, hesap no ve çek numarası) içeren özel cihazla çeklerinizi tarayarak bilgileri saniyeler içinde ve hatasız şekilde sisteme aktarabilirsiniz. Ek bilgi alanları, taranan görüntü üzerinden hızlıca tamamlanır. Çekleri bankaya veya cariye göndermek istediğinizde de aynı cihazla okutmak yeterlidir; sistem çekin durumunu bularak işlemi otomatik tamamlar.
Ortalama Vade ve Tutar Görüntüleme
Çek ve senet giriş/çıkışları bordro bazında yapılırken, ortalama vade ve tutar kontrol amaçlı olarak görüntülenebilir. Bu özellik, portföyünüzün vadeye dayalı riskini yönetmenize yardımcı olur.
Karşılıksız Çekler İçin Parçalı Ödeme Takibi
Karşılıksız çıkan çek veya senetler yerine alınan yeni çek/senet ya da nakit ödemeler her zaman borcun tamamını kapatmayabilir. Bu durumda borcun parça parça ödenmesi gerekir; modülümüz bu takibi kolaylaştırır.
Yanlış Kayıtları Güncelleme
Vade tarihi veya benzer bilgiler hatalı girilmiş olsa bile, yetkili kullanıcılar çekin tüm hareket geçmişini tek bir noktadan güncelleyebilir. Bu sayede ciro edilmiş, bankaya teminata gönderilmiş veya karşılıksız çıkmış çeklerde bile düzeltme yapılabilir.
Erteleme Çeki İşlemleri
Çek veya senedin vadesi gelmeden ödeme yapamayacak olan müşteriler için erteleme talebi alınabilir. Onaylanırsa, ertelenen çekin yeni vadesi tanımlanır ve bankaya verilen talimatlarla entegrasyon sağlanır.
Kara Liste Kontrolü
Riskli müşteriler için kara liste uygulaması mevcuttur. Avans çekleri ile çalışan firmalarda, kara listeye alınan müşterilerden çek kabul edilmesi mal sevkiyatına izin verdiği için risk doğurur; sistem bu müşterilerle işlem yapılmasını engeller.
Sayfa Ayarları ve Ekran Düzeni
Bordro dökümlerini yazdırırken sayfa boyutunu tam sayfa veya yarım sayfa olarak seçebilirsiniz. Ayrıca çek ve senet giriş ekranındaki alanların konumunu ve sırasını kullanıcı tercihlerine göre düzenleyerek veri girişini hızlandırabilirsiniz.
Risk Analizi ve Raporlama
Çek tahsilatında risk oranları, çek ve senet türlerine (kendi çeki, şahıs çeki, müşteri çeki gibi) göre hesaplanabilir. Modül, detaylı filtrelerle geçmişe yönelik raporlar almanıza ve çek/senet portföyünüzün eski tarihlerdeki durumunu görmenize olanak sağlar. Çeklerin alındığı banka veya şube, hatta iller bazında analiz yapılabilir; böylece bölgesel riskleri değerlendirmeniz kolaylaşır.
Karşılıksız Çeklerde Vade Farkı Hesaplama
Karşılıksız çıkan çekler için alınan geç ödemelerde oluşan vade farkları otomatik olarak hesaplanabilir.
Geçmiş İşlemleri İzleme
Herhangi bir çek veya senedin geçmişteki tüm hareketleri — ne zaman alındığı, ciro edildiği, iade edildiği — ve bu hareketleri yapan kullanıcılar tek bir ekranda listelenebilir.
Talimat Düzenleme
Bankaya verilen çekler için farklı işlemlerde kullanılabilecek özel talimatlar hazırlayabilirsiniz.
Krediler Modülü Entegrasyonu
Rotatif kredilerde kullanılan çekler, kredi modülüne otomatik olarak bağlanarak kredi durumunuzu güncel tutmanızı sağlar.
Otomatik Muhasebeleştirme
Çek ve senet menülerinde yapılan tüm işlemler, tanımlanan kurallara göre otomatik muhasebeleştirilir.