Elektronik belge sistemlerinin yaygınlaşmasıyla birlikte işletmeler yalnızca e-fatura kullanıcılarına değil, e-fatura sistemine dahil olmayan müşterilere de dijital ortamda fatura gönderebilmektedir. E-Arşiv fatura, e-fatura kapsamına girmeyen müşterilere elektronik ortamda fatura oluşturma ve iletme imkânı sağlayan bir uygulamadır. Vera – ERP’nin E-Belge Yönetimi modülü içinde yer alan E-Arşiv Fatura, işletmelerin bu faturaları mevzuata uygun şekilde oluşturmasını, göndermesini ve güvenli biçimde saklamasını sağlar.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-Arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulan ve e-fatura kullanıcısı olmayan kişi veya kurumlara gönderilen dijital fatura türüdür. Bu faturalar müşterilere elektronik ortamda veya çıktı alınarak iletilebilir.
ERP sistemi sayesinde e-arşiv faturalar otomatik olarak oluşturulur ve tüm süreçler tek bir platform üzerinden yönetilir.
E-Arşiv Fatura Süreçlerinin Yönetimi
Vera – ERPile e-arşiv fatura işlemleri uçtan uca yönetilebilir. Sistem üzerinden:
✔ E-arşiv faturaları oluşturulabilir ve düzenlenebilir
✔ Faturalar müşterilere elektronik ortamda iletilebilir
✔ Fatura kayıtları sistemde listelenebilir ve yönetilebilir
✔ Satış ve iade işlemleri için farklı fatura türleri kullanılabilir
Bu yapı sayesinde işletmeler yüksek hacimli fatura işlemlerini hızlı ve hatasız şekilde gerçekleştirebilir.
ERP Entegrasyonu ve Otomatik İşlem Yönetimi
E-Arşiv modülü ERP sistemi ile entegre çalışır. Satış faturası oluşturulduğunda sistem, müşterinin e-fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol eder ve uygun belge türünü otomatik olarak belirler. Böylece:
– E-fatura kullanıcıları için e-fatura,
– Diğer müşteriler için e-arşiv fatura
otomatik olarak oluşturulur. Bu sayede manuel kontrol ihtiyacı ortadan kalkar ve süreçler daha hızlı ilerler.
Güvenli Arşivleme ve Veri Koruma
Vera – ERP, oluşturulan e-arşiv faturaların güvenli şekilde saklanmasını sağlar. Sistem:
- Fatura kayıtlarını dijital ortamda arşivler
- Otomatik yedekleme ile veri güvenliğini sağlar
- Yetkilendirme mekanizması ile erişim kontrolü sunar
Bu özellikler sayesinde işletmeler hem veri güvenliğini sağlar hem de yasal saklama yükümlülüklerini yerine getirir.
Operasyonel Verimlilik ve Kontrol
E-Arşiv fatura sistemi sayesinde işletmeler:
- Kağıt fatura süreçlerini ortadan kaldırır
- Fatura işlemlerini hızlandırır
- Tüm belge akışını tek merkezden takip eder
- Finans ve muhasebe süreçleriyle entegre çalışır
Bu yapı işletmelerin dijital dönüşümünü destekler ve operasyonel verimliliği artırır.
