E-fatura ile e-arşiv fatura çoğu zaman karıştırılıyor. Her ikisi de elektronik ortamda düzenleniyor; ancak kapsam, iletim yöntemi ve zorunluluk kriterleri birbirinden ayrışıyor. Bu farkı anlamak, doğru sistemi kurmak ve yasal uyum riskinden kaçınmak için gerekli.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara veya nihai tüketicilere elektronik ortamda düzenlenen faturadır. GİB standardında (UBL-TR formatında) hazırlanır, elektronik ortamda iletilir ve zorunlu saklama süresince dijital arşivde tutulur.
E-faturadan temel farkı şudur: e-fatura GİB altyapısı üzerinden karşı tarafa iletilirken, e-arşiv fatura doğrudan alıcıya (e-posta, müşteri portalı vb.) gönderilir. GİB’e ise gönderilen faturanın bilgisi raporlama yoluyla iletilir.
E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Karşılaştırması
| Özellik | E-Fatura | E-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | E-fatura mükellefi | E-fatura mükellefi olmayan veya nihai tüketici |
| İletim | GİB sistemi üzerinden | Doğrudan alıcıya (e-posta vb.) |
| GİB bildirimi | Anlık | Günlük veya aylık raporlama |
| Alıcı onayı | Kabul/ret zorunlu | Zorunlu değil |
| Yasal geçerlilik | Tam | Tam |
E-Arşiv Fatura Zorunluluğu: Kimler Kapsamda?
GİB, e-arşiv fatura uygulamasını farklı kapsam gruplarıyla düzenlemiştir.
E-Fatura Mükellefleri
E-fatura sistemine kayıtlı tüm mükellefler, e-fatura gönderemeyecekleri alıcılara kestikleri faturaları e-arşiv fatura olarak düzenlemek zorunda. Kâğıt fatura seçeneği bu grup için artık geçerli değil.
İnternet Üzerinden Satış Yapanlar
Belirli tutarın üzerinde internet satışı yapan mükellefler, alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığına bakılmaksızın e-arşiv fatura kesmek zorunda.
Diğer Mükellefler
Belirli ciro eşiğini aşan diğer mükellefler de e-arşiv fatura kapsamına giriyor. GİB tebliğleriyle güncellenen eşikler için GİB’in resmi sayfasını takip etmek gerekiyor.
E-Arşiv Faturada Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar
Günlük Raporlama Zorunluluğu
E-arşiv faturalar, kesildikleri gün GİB sistemine raporlanmak zorunda. Raporlama gecikirse cezai yaptırım uygulanabiliyor. Yüksek fatura hacminde bu raporlamayı manuel yapmak hem zaman alıyor hem de hata riski taşıyor.
İnternet Satışlarında Özel Alanlar
E-ticaret işlemlerinden kaynaklanan e-arşiv faturalarda alıcı IP adresi, ödeme yöntemi ve web sitesi bilgisi gibi zorunlu alanlar bulunuyor. Bu alanlar eksik bırakılamıyor.
10 Yıllık Saklama Zorunluluğu
E-arşiv faturalar elektronik ortamda 10 yıl saklanmak zorunda. Saklama yükümlülüğü yalnızca göndericiye değil, alıcıya da ait.
İptal Süreci
Kesilen e-arşiv faturanın iptal edilmesi, GİB’e iletilen raporun da güncellenmesini gerektiriyor. Yalnızca sistemden silmek yasal iptal anlamına gelmiyor.
ERP ile E-Arşiv Fatura Entegrasyonu
E-arşiv faturaları ayrı bir sistemde yönetmek, hem zaman kaybı hem de hata riski demek. ERP entegrasyonuyla süreç şöyle değişiyor:
Otomatik oluşturma: Satış işlemi tamamlandığında ERP, alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını otomatik kontrol ediyor. E-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura kesiyor. Bu ayrımı manuel yapmak hata kaynağı; sistem otomatik hallediyor.
E-posta iletimi: Alıcıya e-arşiv fatura PDF formatında veya yasal formatta otomatik gönderiliyor.
GİB raporlaması: Günlük raporlama yükümlülüğü ERP tarafından karşılanıyor. Süre takibi ve rapor hazırlığı için ek efor harcanmıyor.
Arşivleme: Kesilen tüm e-arşiv faturalar, 10 yıllık saklama zorunluluğunu karşılayacak biçimde sistemde arşivleniyor.
Muhasebe kaydı: Fatura iletildiğinde muhasebe kaydı otomatik oluşuyor.
“E-ticaret platformumuzdan günde ortalama 300-400 sipariş geliyordu. Bunların her biri için e-arşiv fatura kesmek ve raporlamak başlı başına bir iş yükü. ERP entegrasyonuyla bu sürecin tamamı otomatik hale geldi.”
E-Arşiv Fatura ve E-Ticaret: Özel Dikkat Gerektiren Alan
E-ticaret işletmeleri için e-arşiv fatura özellikle kritik. Hem zorunluluk kapsamı geniş hem de fatura hacmi yüksek. Manuel süreçle yönetmek neredeyse imkânsız. Bunun yanı sıra:
- Marketplace platformlarından gelen siparişlerin faturalaması için entegrasyon mimarisi doğru kurgulanmalı
- İade işlemlerinde iade fatura akışı sistematik yönetilmeli
- KDV hesaplamaları ürün kategorisine göre otomatik uygulanmalı
Teknosol V-Era ERP ile E-Arşiv Fatura Yönetimi
Teknosol V-Era ERP, e-arşiv fatura sürecini e-fatura, e-irsaliye ve muhasebe modülleriyle entegre yönetiyor. E-fatura mı, e-arşiv fatura mı kesmek gerektiği sistemin kendi kararı.
- Alıcı tipi bazlı otomatik belge seçimi
- E-ticaret platformu entegrasyonu
- Günlük GİB raporlaması
- 10 yıllık dijital arşiv
- İade fatura yönetimi
E-Belge Yönetimi modülünü inceleyin →
E-Fatura yönetimi →
E-arşiv entegrasyonu için bize ulaşın →
Sık Sorulan Sorular
E-arşiv fatura alıcıya nasıl iletilir?
E-posta, SMS bağlantısı veya müşteri portalı üzerinden iletilebiliyor. Alıcının talep etmesi hâlinde kâğıt çıktı da verilebiliyor; ancak asıl belge elektronik orijinal.
E-arşiv faturada zorunlu alanlar neler?
Standart fatura alanlarına ek olarak düzenlenme tarihi ve saati, alıcının e-posta adresi ve internet satışlarında ek özel alanlar (IP adresi, ödeme yöntemi) zorunlu.
E-arşiv fatura iptal edilebilir mi?
Evet, ancak GİB’e raporlanmış bir fatura için düzeltme veya iptal raporu iletilmesi gerekiyor. ERP’de bu akış sistem tarafından yönetiliyor.
Küçük işletmeler e-arşiv fatura kesmek zorunda mı?
Zorunluluk ciro eşiğine ve satış kanalına göre değişiyor. İnternet üzerinden satış yapan küçük işletmeler belirli bir satış tutarının üzerinde zorunlu kapsama girebiliyor.
