E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen mevzuat gereğince Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standart ve formatlara uygun olarak elektronik dosya biçiminde hazırlanan ve mali mühürle imzalanarak aylık olarak GİB portalına yüklenen dijital defterlerdir. Teknosol VERA’ın E-Defter modülü, bu süreçleri GİB’in teknik kılavuzlarına uygun olarak yönetir ve tüm muhasebe sistemleriyle entegre çalışabilecek şekilde tasarlanmıştır.
Temel Bilgiler ve Kapsam
- E-Defter Nedir? E-Defter uygulaması, kağıt ortamında tutulan defterlerin dijital ortamda oluşturulması ve mali mühürle imzalanarak GİB’in sistemine yüklenmesidir. Elektronik defterler XML formatında hazırlanır ve uluslararası kullanıma sahip XBRL (Extensible Business Reporting Language) standardına dayanır.
- Kimler Geçebilir? E-fatura uygulamasına geçen mükellefler ile Petrol Piyasası Kanunu ve ÖTV Kanunu’nda belirtilen belirli gelir seviyelerine sahip olan işletmeler e-defter uygulamasına geçmek zorundadır. E-fatura kullanmayan diğer mükellefler ise isteğe bağlı olarak e-defter uygulamasını kullanabilir.
- Faydaları: E-defter, işgücü kaybını ve defter onaylatma maliyetlerini azaltır; baskı, kağıt ve toner gibi kırtasiye giderlerini ortadan kaldırır; basım, tasdik, saklama ve depolama yükümlülüklerini kaldırarak elektronik ortamda işlem yapılmasına olanak tanır. Elektronik ortamda denetim ve uluslararası denetim imkanı sağlar, böylece iç ve dış denetim ihtiyaçlarına standart bir çözüm sunar.
Teknosol VERA E-Defter Çözümü
Teknosol, Vera ERP üzerinden e-defter çözümünü GİB’in teknik gereksinimlerine tam uyumlu olarak sunar. Daha önce İTS ve e-fatura entegrasyonlarında edindiği deneyimle güvenilir ve kapsamlı bir e-defter sistemi geliştirmiştir. Modül, aşağıdaki özellikleri içerir:
- Standart XML Dosyalarının Oluşturulması: Elektronik defter standartlarına uygun XML dosyaları üretilir.
- Dış Veri Kaynaklarının Aktarılması: Vera e-deftere kaynaklık eden dış veriler sisteme alınabilir.
- XML Boyut Kontrolü ve Bölme: Oluşturulan XML dosyalarının boyutu kontrol edilir ve gerektiğinde dosyalar bölünerek uygun boyutlarda hazırlanır.
- Dosya Saklama Dizini Oluşturma: Elektronik ortamda saklanacak defter ve berat dosyaları için gerekli dizin yapısı oluşturulur.
- Mühürleme ve Berat Oluşturma: Dosyalar mali mühürle imzalanır ve GİB’e gönderilecek berat dosyaları oluşturulur.
- Berat Alma: Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan gelen berat dosyalarının sisteme alınması desteklenir.
- Geri Alma İşlemleri: Hata veya vazgeçme durumlarında elektronik defterin geri alınması işlemleri yapılabilir.
- Defter ve Berat Görüntüleme: Oluşturulan defterler ve beratlar sistem üzerinden görüntülenebilir.
- Mevzuat Güncellemeleri: Değişen mevzuata göre sistem güncellenir ve müşteri desteği sağlanır.
Modülün Faydaları
Teknosol VERA E-Defter modülü, kağıt defterlerin dijital ortama taşınmasını ve Gelir İdaresi Başkanlığı ile entegrasyonun sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlar. Yasalarla uyumlu, XBRL tabanlı dosya üretimi, otomatik dosya boyutu kontrolü, mali mühürleme ve berat yönetimi gibi özellikler sayesinde e-defter süreçleri hızlı ve hatasız yürütülür. Mevzuat değişiklikleri ve teknik kılavuzlara uyum sağlanarak uzun vadeli bir çözüm sunulur.
