E‑İrsaliye, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na göre irsaliyede bulunması gereken tüm bilgileri içeren elektronik bir belgedir. Veri formatı ve standartları GİB tarafından Mal sevkiyatı yapan her işletme sevk irsaliyesiyle muhatap oluyor. Sevk edilen malın türü, miktarı, alıcısı ve taşıma bilgilerini içeren bu belge hem ticari hem de hukuki önem taşıyor. E-irsaliye uygulamasıyla bu belge de kâğıt ortamından çıkıp yasal standartlı elektronik formata taşındı.
E-İrsaliye Nedir?
E-irsaliye, GİB tarafından belirlenen formatta elektronik ortamda düzenlenen ve mal sevkiyatını belgelendiren yasal belgedir. Kâğıt irsaliyeyle aynı hukuki geçerliliğe sahip; ancak düzenleme, iletim ve saklama süreçleri dijital ortamda yürütülüyor.
Kâğıt irsaliyeden temel farkları şunlar:
| Özellik | Kâğıt İrsaliye | E-İrsaliye |
|---|---|---|
| Format | Serbest | GİB standardı (UBL-TR) |
| Sevkiyat sırasında belge | Fiziksel kâğıt | QR kodlu yazıcı çıktısı veya mobil |
| Alıcı onayı | İmza | Elektronik kabul/ret |
| GİB bildirimi | Periyodik | Anlık |
| Saklama | Fiziksel, 5 yıl | Elektronik, 10 yıl |
| İptal | Yeni belge | Sistem üzerinden |
E-İrsaliye Zorunluluğu: Kimler Kapsamda?
E-irsaliye zorunluluğu e-fatura uygulamasıyla bağlantılı.
E-fatura mükellefleri: E-fatura sistemine kayıtlı mükellefler, mal sevkiyatlarında e-irsaliye kullanmak zorunda.
İstisnalar: Bazı sevkiyat türleri (perakende satış, tarım ürünleri vb.) e-irsaliye kapsamı dışında tutulabiliyor. GİB tebliğleri bu istisnaları düzenliyor.
Güncel kapsam için GİB’in resmi sayfasını takip etmek gerekiyor.
E-İrsaliye Süreci Nasıl İşler?
Sevkiyat Öncesi: İrsaliye Oluşturma
Mal sevkiyatı başlamadan önce e-irsaliye oluşturuluyor ve GİB sistemine iletiliyor. Sistem onay veriyor ve irsaliye numarası atıyor.
Sevkiyat Sırasında: Taşıma Belgesi
Sürücü veya kurye, e-irsaliyenin QR kodlu çıktısını ya da mobil görünümünü taşımalı. Denetim noktalarında bu belge ibraz ediliyor. QR kod üzerinden belgenin GİB sistemindeki kaydına anlık erişilebiliyor.
Teslimatta: Alıcı Onayı
Alıcı, teslim aldığı malı e-irsaliye sistemi üzerinden kabul veya reddediyor. Kısmi kabul de mümkün: bazı kalemler kabul edilirken bir kısmı reddedilebiliyor.
Faturaya Bağlama
E-irsaliye düzenlendikten sonra ilgili e-fatura bu irsaliyeye referans verilerek kesiliyor. İrsaliye ve fatura arasındaki bağlantı sistem üzerinden kurulduğu için ikisi arasında tutarsızlık oluşmuyor.
E-İrsaliyede Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar
Sevkiyat öncesi zorunluluk: E-irsaliye mal yüklenip araç hareket etmeden önce düzenlenmeli ve GİB’e iletilmeli. Sonradan düzenleme yasal açıdan geçersiz.
Kısmi teslimat yönetimi: Sevk edilen miktarın tamamı teslim edilemiyorsa kısmi kabul ve düzeltme süreci doğru yönetilmeli.
İptal prosedürü: Düzenlenen irsaliyenin iptali, GİB sistemine iptal bildirimi yapılmasını gerektiriyor. Kâğıt irsaliyelerde olduğu gibi basit çizme veya silme geçersiz.
Araç ve sürücü bilgisi: E-irsaliyede taşıma aracı plakası ve sürücü bilgisi yer alması gerekiyor. Eksik bilgiyle düzenlenen irsaliye hatalı sayılabiliyor.
ERP ile E-İrsaliye Entegrasyonunun Avantajları
Depo işlemine bağlı otomatik irsaliye: ERP’de sevkiyat emri oluşturulup depodan mal çıkışı yapıldığında, e-irsaliye otomatik hazırlanıyor ve GİB’e iletiliyor. Ayrı bir işlem gerekmiyor.
Fatura-irsaliye bağlantısı: İrsaliyeye dayalı fatura kesilmesi sürecinde iki belge arasındaki referans bağlantısı sistem tarafından kuruluyor. Manuel eşleştirme hatası oluşmuyor.
Kısmi teslimat takibi: Birden fazla irsaliyeye bölünen bir sipariş, ERP’de takip ediliyor. Hangi kalem ne kadar teslim edildi, kalan ne? Bu bilgi stok modülüyle senkron çalışıyor.
Sürücü ve araç yönetimi: Taşıma bilgileri ERP’deki lojistik modülünden e-irsaliyeye otomatik aktarılıyor.
Alıcı onay takibi: Alıcının kabul veya ret yanıtı ERP’ye düşüyor. Sorunlu teslimatlarda hızlı müdahale imkânı doğuyor.
Depo stoku anlık güncelleme: İrsaliye oluşturulduğunda stok hareketi anlık kaydediliyor. Mal henüz depodayken stokta görünmesi sorunu ortadan kalkıyor.
“Önceden irsaliyeyi oluştururken hem depo programına hem de ayrı bir sisteme veri girişi yapıyorduk. Şimdi depoda mal çıkışı yapıldığında irsaliye ve stok hareketi aynı anda oluşuyor.”
E-İrsaliye ve Depo Yönetimi: Birlikte Çalışma
E-irsaliye, depo yönetim süreçleriyle doğrudan bağlantılı. Doğru kurgulandığında şu süreçler otomatikleşiyor:
- Sipariş onayından sevkiyat emri oluşturma
- Depo toplama listesi hazırlama
- Çıkış öncesi barkod doğrulama
- E-irsaliye oluşturma ve iletim
- Stoktan düşme
- Sevkiyat takibi
Bu zincirin ERP içinde eksiksiz çalışması, hem hata oranını hem de teslimat süresini azaltıyor.
Teknosol V-Era ERP ile E-İrsaliye Yönetimi
Teknosol V-Era ERP, e-irsaliye sürecini depo yönetimi, stok modülü ve e-fatura ile tam entegre yönetiyor. Sevkiyat emrinden alıcı onayına kadar her adım tek platformda izlenebiliyor.
E-Belge Yönetimi modülünü inceleyin →
Depo ve Stok Yönetimi modülü →
E-Fatura yönetimi →
E-irsaliye entegrasyonu için bize ulaşın →
Sık Sorulan Sorular
E-irsaliye olmadan mal sevkiyatı yapılabilir mi?
E-irsaliye mükellefi olan işletmeler için kâğıt irsaliye artık yasal olarak geçerli değil. E-irsaliye olmadan yapılan sevkiyat yasal uyumsuzluk sayılıyor.
Denetimde e-irsaliye nasıl gösterilir?
Sürücü, e-irsaliyenin QR kodlu çıktısını veya mobil görünümünü ibraz ediyor. Denetçi QR kodu okutarak belgenin GİB sistemindeki kaydına anlık erişebiliyor.
E-irsaliye ile koli irsaliyesi aynı şey mi?
Hayır. Koli irsaliyesi işletmenin kendi iç belgesi. E-irsaliye ise GİB formatında düzenlenen ve hukuki geçerliliği olan resmi belge.
Aynı siparişe birden fazla e-irsaliye kesilebilir mi?
Evet. Kısmi sevkiyat yapılıyorsa her sevkiyat için ayrı e-irsaliye düzenleniyor. Bunların tamamı aynı satış siparişine bağlı olarak izlenebiliyor.
