"Hangi ERP projesini seçerseniz seçin mutlaka işletme yapınıza göre düzenleme yapılacaktır. Sektörünüzde referansı olsa bile bilin ki işletmenizde pek çok farklılık vardır ve bu farklılıklar göz ardı edilemeyecek kadar önemlidir."
Mehmet Akduman
Teknosol Bilgisayar Genel Müdürü
Merhaba,
Konuşmamda sizleri ERP ve süreçleri hakkında bilgilendirmeye amaçlıyorum. Konuşurken sıksık ERP olarak duyacağınız kelime İngilizce Enterprise Resource Planning kelimelerinin baş harflerinden oluşur. Türkçede bunun karşılığı Kurumsal Kaynak Planlama olarak çevrilmiştir. Bu kelimelerin baş harfleri olan KKP kısaltılmış söylemini de duymanız mümkündür.
Peki nedir bu ERP? Kısaca İşletmelerde kullanılan bilgi akış sistematiği diyebiliriz. Her ne kadar özü imalata dayansa da farklı sektörler ve işletmedeki tüm birimlere hizmet veren, buradaki kayıtları saklayan ve istenildiğinde bunları sunan böylece planlama ve kontrolü kolaylaştıran sistem olarak da bahsedebiliriz.
20 yılı aşkın süredir bu işi yapmama, onlarca farklı sektörde ERP implemasyonu yapmama rağmen bu çekincilerin yersiz olduğunu söyleyemiyorum.
Amaç işletmeye tam anlamıyla hakim olmaktır. Stok durumum nedir sorusuna cevap depoya gidip her seferinde sayım yapmaksa, alacaklarımın listesi saatler sonra geliyorsa, her ay hazırlanan raporlar için günlerce çalışılıyorsa işletme hakimiyetinden bahsetmek pek mümkün değildir. İşletmesine tam hakim olamayan bir girişimcinin rekabet koşullarını yönetmesi, yeni kararlar alması pek mümkün olamaz.
Böyle durumlarda ERP mevcut kurtarıcılardan güçlü olanıdır. Bu aşamadan sonra neler yapılmalı konularında görüşlerimi anlatacağım.
İşletmede ihtiyaçlar arttıkça ve çözümlemede zorlandıkça yazılımla bunun desteklenmesi gerekliliği ön plana çıkar. Birçok aşamadan geçecek süreçte satıcı seçimi en kritik aşamayı oluşturur. Bunun yanı sıra mevcut kadroların bu düzeyde bir proje ile çalışıp çalışamayacağı konusunda da terettüdler vardır.
20 yılı aşkın süredir bu işi yapmama, onlarca farklı sektörde ERP implemasyonu yapmama rağmen bu çekincilerin yersiz olduğunu söyleyemiyorum. Önerim: hiçbir şeyin mevcut durumdan daha kötü noktaya getiremeyeceğidir.
En kötü senaryolarda, kaybedilen zaman, para ve belki de en önemlisi şirket motivasyonundan bahsedilebilir. Fakat sadece bunları düşünerek başlamamak daha büyük yanlış olacaktır.
Ürün iyidir, satıcıdan iyi elektrik alınmamıştır, satıcı iyidir ürün zayıftır ya da işletme yapınızdan uzaktır. İki uyumu yakalamak zorundasınızdır. Aksi durumda başlangıç aşamasında önemli bir problemle yola çıkarsınız.
Belki de konuşmamızın bir kısmını bu kötü senaryolara maruz kalmamak için neler yapmalıyız kısmına ayırmalıyız.
Daha evvelden de bahsettiğim gibi satıcı seçimi en kritik karardır. Satıcı ile beraber ERP projesine de karar verilmiş olur.
Satıcı ve ürünü her noktada bir bütün olarak görmemekte fayda vardır. Ürün iyidir, satıcıdan iyi elektrik alınmamıştır, satıcı iyidir ürünü zayıftır ya da işletme yapınızdan uzaktır. İki uyumu yakalamak zorundasınızdır. Aksi durumda başlangıç aşamasında önemli bir problemle yola çıkarsınız.
Öncelikle şunu kabul etmek gerekir. Hangi ERP projesini seçerseniz seçin mutlaka işletme yapınıza göre düzenleme yapılacaktır. Sektörünüzde referansı olsa bile bilin ki işletmenizde pek çok farklılık vardır ve bu farklılıklar göz ardı edilemeyecek kadar önemlidir.
Yazılım firmasındaki danışmanlarının sık sık yaptığı bir hata vardır. Benzer sektör veya büyük firmaları örneklendirip burada işler yürüyor da sizde niye yürümüyor. Veya bu firmalar bu şekilde işlerini çözerken siz niye çözemiyorsunuz. Bu cevaplar tipik sorunu anlamama, anlamak istememe hatta küçümseme olarak kabul edip üstünü örtme bakış açısının yansımalarıdır.
ERP sürecini daha başlangıç aşamasından önemsemek gereklidir. Önemsemekten kastim, satıcı ile görüşmelerden başlayıp işin yürütülmesine kadar olan süreçte konuyla ilgili bir ya da birkaç kişiden oluşan ekibin kurulmasıdır. Proje yöneticisi diyeceğimiz bu ekip firmanın başlangıç aşamasında elini güçlendirecektir.
Piyasaya baktığımızda ERP başlığı altında çok fazla da oyuncu yok. Temel olarak iki gruba ayırabiliriz. Yerli ERP ler yabancı ERP ler . Bazı yabancı ERP lerin ünü onu neredeyse onu tartışılmaz sınıfına koymaktadır. Gerçek hiç de öyle değildir. ERP uyarlamalarına yıllarını vermiş biri olarak tartışılmaz ve mükemmel kavramları firmalar için seneler sonra ulaşabilirlik olarak ifade edilmelidir.
Peki karar nasıl verilmelidir. Yerli mi yabancı mı? Veya kendi içlerinde hangisi? Yola çıkarken öncelikle kendi bütçemizi belirlemek veya çıkabileceğimiz üst noktayı tespit etmek başlangıçta yapılması gereken en doğru hareket olacaktır. Her ne kadar fiyat ERP nin temel belirleyicisi olmasa da seçim sürecinin kısaltılmasında faydası olacaktır.
Yabancı ERP lerin Proje yazmaya başlamaları önce oluşu, dünya üzerinde pek çok firmayla iş yapmaları artı değer olarak ön plana çıkarmaktadır. Buna karşılık, dünya şirketlerinin referans olması sizin işletmeniz isteklerinin hepsini kapsaması anlamına da gelmez.
Yabancı ERP lerin Proje yazmaya başlamaları önce oluşu, dünyaz üerinde pek çok firmayla iş yapmaları artı değer olarak ön plana çıkmaktadır. Buna karşılık, dünya şirketlerinin referans olması sizin işletmeniz isteklerinin hepsini kapsaması anlamına da gelmez.
Peki yerli firmalara baktığımızda değerlendirme nasıl yapılacaktır. Bu firmalarda da geçmişte yaptığı binlerce adetlik satışlarla adından bahsedilenler vardır. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli şey bu satışların ERP başlığı altında değil dos ortamında ifade edilen siyah-beyaz ekranlarda ticari paket başlığı altında yapılan satışlar olmasıdır. Bu nedenle yüksek satış adetleri yanıltıcı olmamalıdır.
Yerli yazılım firmaların bir kısmı çözüm ortakları ile çalışmaları yürütmektedir. Bu ne demektir. Siz hiçbir zaman ana firma ile irtibata geçmezsiniz. İsteklerinizi, çözümlerinizi aracı firma yani çözüm ortağı ile yürütürsünüz. Avantajı, iyi destek alamadığınızı hissettiğiniz zaman alternatif bir çözüm ortağını seçme şansınız vardır. Dezavantajı, çözüm ortağı yeni istekleri ana programı değiştirerek değil ana programın üzerine kurduğu dikey çözümler dediğimiz size özel çözümlerle isteklerinize cevap verir. Projeyi yazan firmayı değiştirirseniz yeni gelenler eskilerinin ne yaptıklarını ya anlamayacak ya da desteklerken çok zorlanacaklardır.
Diğer firmalar çözüm ortaklarıyla çalışmayıp, yazılım ve eğitim olmak üzere her türlü desteği kendi veren firmalardır. Bu tip firmalarla çalışırken daha önce bahsettiğim hem şirket hem de yazılım uyumu çok önemlidir. Bu sağlanamazsa yine daha önce söylediğim fırtınalı bir ilişkiye hazır olmalısınız. Bunun yanında tüm hizmetleri tek bir merkezden almak hele de hızlı sonuç dönen bir firmayla çalışılırsa oldukça keyiflidir.
ERP seçiminden sonra yaşanan kurulum süreci tüm birimlerin ve kişilerin projeye odaklandığı dönemin başlangıcıdır. Eğitimler başlayacak, analizler yapılacak sistemde eksik noktalar tespit edilecektir.
İlk eğitimlerden sonra yazılım paketinin performansı ile ilgili kullanıcı tatminsizliği hatta şikayeti oluşabilir. Her anlatılanın eski proje veya yapılan uygulamayla karşılaştırılması vardır. Yeni kurallar yeni yaptırımlar hoş karşılanmayabilir. Özellikle Excel ve buna benzer programlarla kendi düzenini kurmuş kullanıcılar problem çıkartacaklardır. Eğitim ve uyarlama kalitesi arttıkça bu şikayetler azalacaktır.
Bu aşamada bir başarısızlıktan söz etmek için erkendir.
Tescillenmiş başarısızlık nedenleri vardır:
Üst yönetimin ilgisizliği, tecrübesiz proje sorumlusu, projenin sahiplenmemesi, iyi verilemeyen eğitimler, satıcının yetersiz sistem entegratörü bunlardan bir kaçıdır.
Bunları bile bile bu hatalara düşmemek gerekir.
Kurulumda uygulanan standart yol vardır. Satıcı firmaya göre bu metodlar çok farklılık gösteremezler.
Mevcut yapının anlaşılması
Projenin tanıtılması
Eğitim ve bire bir uygulamaların yapılması
Uyarlamaların bu süreçte tamamlanması
Canlı uygulamaya geçmek
Bu sürecin sağlıklı yürümesi için projede direkt ve endirekt görev alan tüm yönetimin kendilerine düşen görevleri yerine getirmesi gerekmektedir.
Yukarıda anlattıklarım uygulandığında ERP serüveninin başarıyla tamamlanması büyük ölçüde gerçekleşecektir.
ERP Hakkında Daha Fazlası İçin Tıklayınız.