Teknosol VERA’ın E‑Fatura modülü, 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında e‑fatura sistemine geçen işletmelerin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile entegrasyonunu sağlar. E‑fatura uygulaması, kağıt fatura yerine elektronik ortamda düzenlenen faturaların taraflar arasında güvenli şekilde dolaşımını amaçlar.
E‑Faturaya Kimler Geçebilir?
E‑fatura sistemine, 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan ve 2011 yılında brüt satış hasılatı 25 milyon TL’yi aşanlar ile 4760 sayılı ÖTV Kanunu’ndaki (III) sayılı listedeki malları üreten/ithal edenler ve bu firmalardan mal alan ve 2011’de brüt satış hasılatı 10 milyon TL’yi geçen mükellefler zorunlu olarak geçmek zorundadır. Diğer firmalar da isteğe bağlı olarak geçebilir.
Uygulamaya Geçiş Yöntemleri
Mükellefler e‑fatura sistemine üç farklı yöntemle dahil olabilir:
- GİB Portal Yöntemi: Faturalar, GİB’in internet portalı üzerinden manuel olarak oluşturulur veya işletmenin bilgi işlem sistemi tarafından oluşturulan e‑fatura dosyası portala yüklenir.
- Özel Entegrasyon Yöntemi: GİB’den özel entegrasyon izni almış kurumların sistemleri kullanılarak e‑fatura işlemleri gerçekleştirilir; mükellefler mali mühür ve entegrasyon testi sürecini tamamlar.
- Entegrasyon Yöntemi: Şirketlerin kendi bilgi işlem sistemlerini GİB sistemine doğrudan entegre etmeleri yoludur; 7/24 kesintisiz bağlantı sağlayarak faturalar otomatik olarak gönderilir.
Teknosol VERA E‑Fatura Çözümü
Teknosol, e‑devlet projelerinde elde ettiği deneyimle geliştirdiği Vera e‑fatura uygulamasını GİB teknik kılavuzlarına uygun şekilde hayata geçirmiştir. Teknosol VERA’ın e‑fatura modülü, fatura süreçlerini otomatikleştirir ve kağıt kullanımını ortadan kaldırır.
Öne Çıkan Özellikler
- Güncel Firma Listesi: Modül, GİB’e her akşam bağlanarak e‑fatura sistemine yeni dahil olan firmaların listesini günceller; böylece hangi müşterilerin e‑fatura kullandığına dair bilgiler daima güncel kalır.
- Kağıt Fatura Engelleme: E‑fatura kapsamındaki müşterilere fatura kesildiğinde kağıt baskı yapmayı engelleyen bir kontrol bulunur.
- E‑Fatura Kuyruğu: ERP sisteminde oluşturulan faturalar e‑fatura kuyruğuna aktarılır; gönderilmeden önce gerekli kontroller yapılır.
- Mali Mühür ve İmza: Gönderilen ve alınan faturalar için mali mühür ekleyen bir program dahil edilmiştir; mali mühür sayesinde faturalar hukuki geçerlilik kazanır.
- Windows Servisleri: Gönderilen faturaların durumunu takip eden ve gelen faturaları sisteminize otomatik olarak indiren Windows servisleri mevcuttur.
- Raporlama ve İzleme: Satış ve satın alma iade faturaları için raporlar oluşturabilir; gönderdiğiniz ve aldığınız faturaları listeleyip durumlarını takip edebilirsiniz.
- Onay/Red Mekanizması: Gelen faturaları inceleyip onay veya red verebileceğiniz ve çok aşamalı onay mekanizması ile departman bazında yetkilendirme yapabileceğiniz bir yapı bulunur.
- E‑posta Bildirimleri: Faturaların gönderildiği, alındığı veya karşı tarafça onaylandığına dair kullanıcıları bilgilendiren e‑posta bildirim sistemi vardır.
- Arşiv ve Loglama: Tamamlanan dosyaları yasal mevzuat gereği arşivleyen ve tüm işlemleri detaylı olarak loglayan bir sistem içerir.
Modülün Faydaları
Teknosol VERA E‑Fatura modülü, e‑fatura süreçlerini işletmenizin diğer modülleriyle entegre ederek manuel işlemleri ortadan kaldırır. Güncel firma listesi sayesinde hangi müşterilerin e‑fatura kullanıcısı olduğunu bilirsiniz; kağıt fatura çıkışı engellenir. Faturalar e‑fatura kuyruğunda kontrol edilip otomatik olarak gönderilir, mali mühürlenir ve alıcıdan gelen yanıtlar takip edilir. Çok aşamalı onay mekanizması ve e‑posta bildirimleri süreci şeffaf hale getirirken arşivleme ve loglama özellikleri yasal uyumluluk sağlar. Böylece e‑fatura operasyonlarınızı hızlı, doğru ve güvenli şekilde yönetebilirsiniz.
